【コンサル】シフト管理のコツ

人件費を適正に管理するためには、費用ではなく、時間に着目する必要があります。全体シフトを組むときに頭にいれておかなければならない点について、まとめてみました。

売り上げ予測から適正な人件費を算出する

人件費を考えるときには、金額ではなく時間に着目する必要があります。

私はこれまでたくさんのお店の指導をさせていただきましたが、多くのお店では、人件費管理というのは、「結果主義」になってしまっていると感じています。

どういうことかと言えば、結果的に、

あ～あ、今月は人件費が35％になってしまったなあ～

と、月末になって始めて人件費率を見て、「今月は人件費を使いすぎたなあ」と、反省している方が多いはずです。

人件費管理の場合、このように月末になって始めて反省するということが多いのですが、なぜ、このような事態を招いてしまうのでしょうか？その理由は次のようなことが考えられます。

毎日の人件費の管理は「アルバイトの給与を計算し、日々いくら人件費がかかっているのか管理する」お店が多いかと思いますが、計画段階で売上予算から使える人件費を計算し、それにできるだけ基づいたシフト組みをやっているお店は少ないようです。

なぜ、計画段階での人件費の算出が必要なのか？それは、毎日どの程度、人件費を使用していいのかを意識するのと、しないのでは数値に大きな開きがでるからです。

原価率を下げるひとつの方法としては、それぞれの商品ごとにレシピを作成し原価まできちんと把握し、

どれが出れば原価が上がるのか、あるいはどれが出れば原価が下がるのか

を意識して仕事に取り組むことです。これをスタッフ全員で意識してやることができれば、結果が大きく変わってきます。

人件費管理も同じことで、ただなんとなく、「これぐらい必要」とシフトを組むよりも、売上予測から適正な人件費額を算出し、それにできるだけあわせるようシフトを組めば、シビアにアルバイトの勤務時間等をコントロールすることができるはずです。

シフトを組む前に、毎日の想定売上を算出する人件費をうまくコントロールできないお店の一番の理由は、状況に応じたシフト組みができていないということです。

つまり、売上が３０万円しか見込めないにも関わらず、実際には15万円のシフト組みを行っているケースが非常に多いのです。

ですから、いくらアルバイトを早上がりさせてももともとの人員が多いわけですから、少しぐらいアルバイトを早上がりさせても人件費の削減には効果的ではないのです。逆算式でシフト組を行うためには、１ヶ月の間にどれぐらい「時間」を使っていいのかを算出することが必要です。

そこで、過去の傾向、または、直近３ヶ月の売上推移から、「想定売上高」を設定します。これは目標売上や予算ではなく、過去３ヶ月ぐらいの傾向から売上予測を行うことが大切です。

１ヶ月の想定売上を算出すると、次は、１ヶ月に使える「労働時間」を算出します。そこで、人時売上高（売上÷総労働時間）を活用します。

この人時売上高というのは、オペレーションが効率的に行われているかを分析するための数字です。

これは業態によって変わってきますが、居酒屋などの場合は目標の天時売上高は4500円以上と言われています。 (ただ、客単価によっても変わってきます) ですから、人時売上高が低ければ人数をかけすぎということであり、また高すぎれば、もしかするとお客様に迷惑をかけている可能性もあるということが分かります。

この人時売上高という数字を、なぜ活用するかと言えば、労働時間数をこの数式から算出できるからです。

さて、実際の算出する方法としては、例えば、売上予測額が、500万円だとし、目標人時売上高を5000円だとすると、

500万÷5000円＝１000時間

この１000時間と言うのが１ヶ月に使える労働時間です。この労働時間は、社員の労働時間も含まれますが、あくまで「営業時間中」のみで計算するようにしてください。

１ヶ月に使える労働時間を算出したら、次は、これを２分割、つまり、前半と後半にわけてシフト組を行います。

先はどの例であれば、１ヶ月に使える労働時間は１０００時間ですから、前半では500時間使えると言うことです。

前半と後半に分けてシフトを組むのは、前半は月初の売上予測に応じてシフト組を行うわけですが、前半の売上傾向から、もし売上が低ければより後半のシフトを少なくする必要がでてきますし、また、売上が想定以上であれば、人員を多く入れたりなど、スピーディに対応するために、月に２回シフト組を行うのです。